Написание делового письма на английском языке
Мы используем электронную почту и чаты для связи или запроса информации каждый день. Однако рано или поздно придет время, когда придется написать официальное или деловое письмо. Не волнуйтесь, это не сложная задача, если у вас есть необходимые инструменты.
Прежде чем заняться структурой официального или делового письма на английском языке, не забудьте эти восемь ключевых элементов:
- Соблюдайте структуру письма;
- Используйте простой, формальный и конкретный язык;
- Будьте прямолинейны, избегайте повторений и длинных предложений;
- Используйте переходы, чтобы сообщение было понятным и легко читалось;
- Избегайте неформального языка, не используйте сокращения, такие как I’m, they’re;
- Пишите короткие абзацы, освещайте одну идею в абзаце;
- Будьте вежливы;
- Закончив письмо, проверьте правописание или воспользуйтесь программой проверки грамматики;
Теперь мы пройдем по каждому из элементов, составляющих структуру официальных и деловых писем на английском языке.
Структура письма на английском
Отправитель / Sender
Заголовок официального письма начинается с контактной информации отправителя. Он размещается в правом верхнем углу письма. Обычно информация включает имя, фамилию, адрес и номер телефона отправителя.
Peter Parker
456A 47th Street
New York, 10047
(123) 456-7879
Получатель / Recipient
Информация о получателе указывается слева, имя и полный адрес.
Дата / Date
Следующее, что вы должны написать – это дата, она должна быть выровнена по правому краю. Пишите дату полностью. August 16th, 2022
Приветствие / Greeting
Начать деловое письмо на английском следует с краткого приветствия.
Примеры приветствия:
- Dear Mr. Gibson,
- Dear Mrs. Holland,
- Dear Dr. Gates,
Если вы не знаете имя получателя, вы можете использовать Sir или Madam:
- Dear Sir,
- Dear Madam,
Разница между Mrs, Miss, Ms и Mr.
- Mrs. / Missus – используется для замужних женщин.
- Мiss – используется для одиноких женщин.
- Ms. / Mizz – используется для женщин, чье семейное положение вам неизвестно.
- Mr. / Mister – используется для мужчин, как женатых, так и холостых.
Основная часть письма / Body of the letter
Как правило, деловое письмо на английском состоит из треёх-четырёх абзацев. Сначала, вы представляете себя и устанавливаете цель своего письма. Далее излагаете информацию, напрямую связанная с целью письма.
Помните, что официальные письма довольно короткие, поэтому важно четко и логично излагать свои идеи. Для этого необходимо использовать переходы.
Переходы, которые сделают ваше письмо ясным и обеспечат максимально плавное течение ваших идей:
- In order to – Для того, чтобы
- Therefore – Следовательно
- Consequently – Следовательно
- In addition – В дополнение
- Furthermore – Кроме того
- However – Однако
- Otherwise – Иначе
- Nevertheless – Тем не менее
- On the contrary – С другой стороны
В последнем абзаце повторите вашу цель письма и пропишите, что вы ожидаете от получателя письма.
Прощание / Farewell
Заканчиваем письмо прощанием. Ниже приведены стандартные прощания для официального письма на английском языке:
- Yours sincerely, – Искренне ваш,
- Yours truly, – Искренне ваш,
- Sincerely, – Искренне,
- Yours faithfully, – Искренне ваш
- Regards, – С уважением,
- Best regards, – С наилучшими пожеланиями,
Подпись / Signature
Теперь пришло время подписать ваше письмо. Сразу после подписи следует указать свое имя. В некоторых случаях вы можете указать свой номер телефона и адрес электронной почты.
Превосходно! Осталось проверить орфографию и грамматику, и деловое письмо на английском готово.